Dịch vụ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Cà Mau

Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, ngoài việc thành lập chi nhánh, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu và giao dịch với đối tác. Bài viết dưới đây của Kế Toán Cà Mau sẽ phân tích đầy đủ về điều kiện, hồ sơ, thủ tục và dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cà Mau, đồng thời giải đáp những câu hỏi thường gặp.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.

Chức năng chính của văn phòng đại diện:

• Không thực hiện hoạt động kinh doanh, không phát sinh doanh thu.

• Không được ký hợp đồng mua bán dịch vụ/hàng hóa trực tiếp với khách hàng.

• Chỉ thực hiện các công việc xúc tiến thương mại, nghiên cứu, cung cấp thông tin thị trường.

• Có thể đại diện cho doanh nghiệp làm việc với đối tác, cơ quan nhà nước.

• Thường được lập khi doanh nghiệp muốn thăm dò thị trường mới hoặc quảng bá thương hiệu ở tỉnh/thành khác.

Như vậy, văn phòng đại diện là “cánh tay nối dài” của doanh nghiệp, giúp tiếp cận thị trường nhưng không mang tính chất kinh doanh trực tiếp như chi nhánh.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty tại Cà Mau

Để mở văn phòng đại diện tại Cà Mau, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện pháp lý sau:

Chủ thể thành lập

• Mọi doanh nghiệp đã có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có quyền thành lập văn phòng đại diện.

• Không phân biệt loại hình: Công ty TNHH, Công ty cổ phần, DNTN, Công ty hợp danh đều được phép.

Mã số thuế

• Văn phòng đại diện được cấp mã số đơn vị phụ thuộc (đồng thời là mã số thuế).

Ngành nghề hoạt động

• Do không có chức năng kinh doanh, hồ sơ thành lập không ghi ngành nghề kinh doanh, mà chỉ ghi nội dung hoạt động: liên lạc, nghiên cứu, xúc tiến thương mại.

Tên văn phòng đại diện

• Phải bao gồm tên công ty mẹ + cụm từ “Văn phòng đại diện”.

• Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty Cổ phần Kế Toán Cà Mau tại Cà Mau.

• Không được dùng từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp” trong phần tên riêng.

• Có thể đăng ký thêm tên tiếng Anh, tên viết tắt.

Địa chỉ trụ sở

• Ghi rõ: số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh Cà Mau.

• Không được đặt tại chung cư, nhà tập thể (nếu không có chức năng thương mại).

Người đứng đầu văn phòng đại diện

• Là cá nhân đủ năng lực hành vi dân sự, do doanh nghiệp bổ nhiệm.

• Có thể là người đại diện pháp luật của công ty hoặc nhân sự khác.

Việc ký hợp đồng

• Văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng liên quan đến hoạt động của chính văn phòng (thuê trụ sở, lao động, mua sắm vật dụng...).

• Các hợp đồng kinh doanh phải do công ty mẹ ký và đóng dấu.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Kế Toán Cà Mau

Hồ sơ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Cụ thể:

Doanh nghiệp tư nhân

• Thông báo lập văn phòng đại diện (theo mẫu).

• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu VPDD.

• Văn bản ủy quyền (nếu có).

Công ty TNHH 1 thành viên

• Thông báo lập VPDD.

• Quyết định của chủ sở hữu về việc thành lập.

• Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu VPDD.

• Văn bản ủy quyền (nếu cần).

Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

• Thông báo lập VPDD.

• Quyết định + Biên bản họp của Hội đồng thành viên.

• Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu.

• Văn bản ủy quyền.

Công ty cổ phần

• Thông báo lập VPDD.

• Quyết định + Biên bản họp của Hội đồng quản trị.

• Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu.

• Văn bản ủy quyền.

Công ty hợp danh

• Thông báo lập VPDD.

• Quyết định + Biên bản họp của Hội đồng thành viên hợp danh.

• Giấy tờ cá nhân của người đứng đầu.

• Văn bản ủy quyền.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty tại Kế Toán Cà Mau

Để văn phòng đại diện đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Tại Cà Mau, thủ tục thành lập văn phòng đại diện thường được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

• Doanh nghiệp soạn thảo hồ sơ đầy đủ theo quy định (tùy loại hình doanh nghiệp).

• Hồ sơ được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau.

• Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Cơ quan nhà nước tiếp nhận và xử lý hồ sơ

• Trong vòng 03 – 05 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

• Nếu hồ sơ thiếu hoặc chưa đúng quy định, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Bước 3: Công bố thông tin hoạt động

• Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải công bố thông tin về văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia trong thời hạn quy định.

• Việc công bố này nhằm minh bạch hóa thông tin doanh nghiệp và tránh vi phạm pháp luật.

Bước 4: Khắc dấu và treo bảng hiệu

• Văn phòng đại diện cần tiến hành khắc con dấu riêng để phục vụ các giao dịch hành chính.

• Đồng thời, doanh nghiệp phải làm bảng hiệu văn phòng và treo tại địa chỉ đã đăng ký, đúng chuẩn mực quy định.

Bước 5: Đăng ký thuế

• Văn phòng đại diện đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương.

• Dù không phát sinh doanh thu, văn phòng đại diện vẫn cần đăng ký để phục vụ cho công tác quản lý.

Thời gian thực hiện

• Toàn bộ thủ tục, từ lúc nộp hồ sơ đến khi hoàn tất các bước công bố thông tin, khắc dấu và đăng ký thuế, thường mất khoảng 07 – 10 ngày làm việc (nếu hồ sơ không phải chỉnh sửa, bổ sung).

Lệ phí khi thành lập văn phòng đại diện công ty tại Kế Toán Cà Mau

Khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Cà Mau, doanh nghiệp cần nộp các khoản lệ phí theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

Lệ phí nhà nước

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, mức lệ phí hiện hành như sau:

• Lệ phí cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện: 50.000 VNĐ/lần khi nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Cà Mau.

• Lệ phí khi nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: miễn phí.

Các chi phí phát sinh khác

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp cũng cần dự trù thêm một số khoản chi phí cần thiết để văn phòng đại diện có thể đi vào hoạt động:

• Chi phí khắc dấu: dao động từ 250.000 – 500.000 VNĐ tùy loại dấu.

• Chi phí làm bảng hiệu văn phòng đại diện: khoảng 500.000 – 1.500.000 VNĐ (tùy chất liệu và kích thước).

• Chi phí đăng ký chữ ký số: trung bình 1.000.000 – 2.000.000 VNĐ/năm (tùy nhà cung cấp dịch vụ).

• Chi phí dịch vụ hỗ trợ pháp lý (nếu thuê đơn vị tư vấn): dao động tùy từng công ty luật hoặc đơn vị kế toán tại Cà Mau.

Lưu ý quan trọng

• Các khoản phí trên cần được dự trù sớm để tránh phát sinh ngoài kế hoạch.

• Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói tại Kế Toán Cà Mau hoặc các đơn vị uy tín như Kế Toán Cà Mau, chi phí thường được báo giá trọn gói, minh bạch và không phát sinh, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty tại Kế Toán Cà Mau

Với nhiều năm kinh nghiệm, Kế Toán Cà Mau cam kết mang lại dịch vụ nhanh chóng – trọn gói – chi phí hợp lý. Lợi ích khi chọn Kế Toán Cà Mau:

• Tư vấn miễn phí trước khi triển khai.

• Soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.

• Đại diện nộp hồ sơ, làm việc với cơ quan nhà nước.

• Báo giá trọn gói, không phát sinh.

• Tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp không phải đi lại nhiều.

Chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản, Kế Toán Cà Mau sẽ thay mặt bạn xử lý từ A – Z.

Lời kết

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty tại Cà Mau là giải pháp hữu ích để doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, gia tăng độ nhận diện thương hiệu mà không cần phát sinh hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý đòi hỏi phải nắm rõ quy định để tránh sai sót.

Nếu bạn đang cần hỗ trợ, hãy liên hệ ngay Kế Toán Cà Mau – dịch vụ tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Cà Mau để được hướng dẫn chi tiết, tiết kiệm thời gian và chi phí.